Voi oferi câteva alternative pentru instrumentele și serviciile care sunt cauza nenumăratelor dureri de cap ale afacerilor. Toate aceste instrumente sunt făcute pentru a vă ajuta să lucrați mai repede și să vă gândiți la ceea ce lucrați mai degrabă decât la modul în care faceți acest lucru.

Revizuirea documentelor prin e-mail

Unele dintre cele mai mari dureri de cap pe care le-am experimentat în setările de afaceri au venit din încercarea de a gestiona revizuirile de documente prin e-mail. Nu este nevoie de mult timp ca diferiții editori să facă schimbări de la sincronizare între ele.

Am luat o pagină de la scriitorul New York Times David Pogue și am inclus serviciul de stocare online Dropbox în fluxul meu de lucru. Încă mai există un sughiț, dar progresul.

Utilizarea poștei electronice pentru toate comunicările

Există oameni de afaceri și de productivitate care fac o avere bună oferind sugestii pentru gestionarea mesajelor e-mail. Nu trebuie să fie așa. Dacă aveți resursele, puteți face lucrurile mult mai simple prin încorporarea rețelei sociale Yammer.

Este ca și cum Facebook sau Twitter pentru afacerea dvs. Este mai ușor de utilizat și mai rapid decât prin e-mail.

Notepad-uri și procesoare de text (pentru a lua notițe)

Dacă utilizați Microsoft Word ca jurnal virtual, faceți-vă o favoare și folosiți o aplicație dedicată pentru note. Microsoft face o amendă numită OneNote, dar eu sunt parțial la Evernote. Puteți crea și găsi ușor note cu ajutorul fiecărui instrument; nu veți avea un grup de fișiere de luptat.

Cu toate acestea, veți face facturi acum

Nu știu pe nimeni care să plătească facturi. Vestea bună este că puteți reduce mult timpul petrecut în completarea acestora, trimiterea acestora, organizarea acestora, urmărirea acestora și mult mai mult cu serviciul de contabilitate online Kashoo.

PowerPoint (și prezentări PP)

Dacă sunteți un utilizator Mac, nu veți regreta trecerea la Keynote-ul Apple. Este mai bine într-un milion de căi decât PowerPoint.

Cu toate acestea, fie că utilizați sau nu Powerpoint, puteți să vă așezați lucrurile cu grafice unice de la amCharts. Și în loc de acele miniaturi de PowerPoint, oferiți publicului dvs. un link spre diapozitivele dvs. pe Slide Rocket.

Microsoft Word

De fapt, nu-mi urăsc acest lucru, dar mulți, mulți oameni fac. Dacă sunteți în căutarea unui instrument de scriere a proiectelor brute, utilizați editorul de text pe ecran complet sau Bookworm echivalent cu Windows. Dezavantajul pentru ambele instrumente este că va trebui probabil să copiați și să lipiți materialul într-un document Word pentru formatare.

De asemenea, încercați Pagini dacă sunteți pe Mac.

În sfârșit, puteți învăța mereu MS Word în profunzime. Cuvântul este mult mai ușor de utilizat atunci când îi cunoașteți comenzile rapide de la tastatură și modul de gestionare a stilurilor. Aveţi încredere în mine.

Instrumente pentru parole

Trebuie să creați parole sălbatice și unice pentru fiecare site pe care îl conectăm, forțându-ne să folosim sisteme pentru a le urmări. Folosirea unei foi de calcul sau a unui notepad fizic consumă mult timp și nu este foarte sigură. Instrumentele de parolă ale browserului web ajută, dar fiecare browser are propriul său sistem.

În schimb, utilizați instrumentul de gestionare a parolelor multi-platformă LastPass. Vă stochează parolele în siguranță și vă permite să le accesați în orice browser de acasă, la serviciu sau oriunde ați instalat LastPass (care poate fi un smartphone sau o tabletă).

whiteboard

Tabelele albastre sunt utile pentru colaborarea și schimbul de idei și informații. Dar sunt urâți. Și sunt predispuse la dungi. Tabelele din sticlă oferă tehnologii îmbunătățite pentru a elimina ambele probleme.

Sistemul de operare al computerului Sistem de gestionare Windows

Dacă sunteți ceva de genul meu, puteți utiliza 2, 4, 5 programe simultan pe un computer desktop pentru a îndeplini sarcinile de lucru. Acest lucru vă va lăsa să petreceți nenumărate momente de timp amestecând ferestrele și căutați anumite documente deschise și rearanjând desktopul.

În schimb, utilizați un program precum Alfred for Mac sau Launchy for Windows. Folosind oricare dintre acestea, puteți lansa și comuta între programe cu comenzi rapide de la tastatură.

Apeluri de conferință

Toate numerele de pod, pini și cercuri pentru a sari pot fi prea mult efort pentru apelurile de conferință ale personalului. Salvați toate problemele și integrați serviciul de conferințe web Accesați întâlnirile sau un serviciu de mesagerie precum Skype în procesul dvs.

Fotografie prin Flickr de Zach Klein