Compania dvs. funcționează destul de bine, dar știți că lucrurile ar putea fi mai bune. Uneori, un proiect este agățat de câteva zile prea mult timp, sau întâlnirile care odată s-au simțit productive și utile acum par să se tragă ore întregi. Se poate simți ca și cum roțile se rotesc în noroi și e greu să obții acea tracțiune înapoi.

Cum puteți remedia astfel de probleme? Prin concentrarea pe îmbunătățirea eficienței afacerii dvs. Am întrebat membrii Consiliului Tinerilor Antreprenori pentru sfaturile lor privind modul în care își mențină afacerile să funcționeze eficient, ceea ce la rândul lor îi ajută să devină mai productivi.

10 Tools You Can Use Right Now to Boost Your Productivity A se vedea și: 10 instrumente pe care le puteți folosi chiar acum pentru a vă mări productivitatea

1. Automatizați orice sarcini puteți

Fie că trimiteți angajați salariați sau trimiteți chitanțe vânzătorilor, automatizați tot ce puteți. "Automatizarea afacerilor nu este doar un lux; este o necesitate în mediul competitiv de astăzi ", spune Sathvik Tantry de FormSwift. "Automatizarea sarcinilor monotone economisește timpul angajaților și le permite să facă mai multe sarcini productive care necesită gândire critică sau atingere umană".

Sathvik adaugă că, deși ar fi mai prețioasă implementarea unor procese automate la început, aceasta va reduce pe termen lung costurile și va spori eficiența afacerii.

2. Încurajați angajații dvs. să vorbească față în față

În timp ce trimiterea unui mesaj rapid de e-mail sau de chat unui colaborator ar putea părea o modalitate mai eficientă de obținere a unui răspuns, de multe ori acesta poate avea efectul opus, în timp ce retrospectiva ulterioară poate dura mai mult decât o întâlnire rapidă față în față . "Skype, Chat Google și alte instrumente de comunicare online sunt întotdeauna de ajutor atunci când încearcă să tragi un mesaj rapid către colegii tăi", spune Miles Jennings de Recruiter. Cu toate acestea, interacțiunea față în față cu adevărat accelerează procesul de rezolvare a unei probleme, de a răspunde la o întrebare sau de a obține clarificări importante. "

Cum puteți asigura angajaților să echilibreze cele două pentru o eficiență optimă? "Încurajarea angajaților să vorbească deschis între ei atunci când au nevoie vor crea un flux continuu de informații", spune Miles.

În timp ce chat-ul și adresa de e-mail au locul lor, asigurându-vă că angajații dvs. sunt confortabili în comunicarea față-în-față, vă veți menține afacerea în mișcare eficientă și o problemă care ar fi putut fi rezolvată într-un chat de cinci minute față în față nu se va termina cu un fir de e-mail de 20 de mesaje.

3. Limitați întreruperile

Întâlnire de personal la ora 9:00, reuniunea departamentului la ora 11:00, masa de prânz la prânz - dacă angajații dvs. au probleme în a-și îndeplini sarcinile în mod eficient, ar putea fi un rezultat al întreruperilor constante. "Încercăm să planificăm mai multe întâlniri în aceeași zi decât să le împrăștiem pe parcursul săptămânii și ne blocăm timpul în calendarele noastre pentru a lucra în mod activ", spune Alexander Moore de la Boomerang. Blocarea unor bucăți de timp pentru o muncă neîntreruptă vă poate ajuta să vă concentrați mai bine pe angajați și să lucrați mai eficient ca rezultat.

Dar, întâlnirile nu sunt singurii infractori - alertele de e-mail constante, pop-up-urile de mesaje de chat și notificările de la software-ul de management de proiect intern pot servi ca distragere a atenției care întrerupe fluxul de lucru. "În general, este nevoie de aproximativ un minut pentru a relua lucrul eficient după o întrerupere", spune Alexander. tools and apps to keep your work distraction free, which may help you work more efficiently. "Din acest motiv, folosim instrumente cum ar fi" Inbox Pause "pentru a reduce notificările prin e-mail." Există o mulțime de instrumente și aplicații pentru a vă menține distragerea liberă a muncii, ceea ce vă poate ajuta să lucrați mai eficient.

4. Țineți o întâlnire zilnică, de 10 minute

În timp ce întâlnirile sunt în general considerate o necesitate, ele pot continua până la punctul în care ei mănâncă departe în ziua de lucru. David Ciccarelli de la Voices.com sugerează întâlniri mai scurte, mai eficiente, care acoperă elementele de bază în 10 minute de plat.

"În fiecare zi, ne adunăm ca o companie pentru o întâlnire de 10 minute numită Daily Huddle", spune el. "Reuniunea servește ca o fază de informare care ține pe toată lumea în buclă, inclusiv o prezentare a indicatorilor cheie ai performanței, celebrarea realizărilor și identificarea oportunităților de îmbunătățire".

Nu numai că este o modalitate bună de a menține toți angajații să accelereze cu privire la orice evoluție nouă în cadrul companiei, menținând întâlnirile forțelor scurte și dulci un proces de întâlnire simplificat și reduce timpul pierdut. "Acest proces ne face să mergem în mod eficient, deoarece întâlnirile inutile sunt eliminate", spune David.

5. "O singură sarcină" pentru a obține mai mult

Toți credem că suntem multitasceri excelenți; În prezent am 11 file deschise pe laptopul meu - și asta e un număr conservator în comparație cu câteva zile. while people can potentially multitask, they're not necessarily being more productive. Cu toate acestea, se crede că, în timp ce oamenii pot avea un potențial multitasking, ele nu sunt neapărat mai productive. Deci, aici intră în joc ideea de "single-tasking" (sau concentrându-se asupra unei singure sarcini până la finalizare).

"Întreaga noastră companie lucrează în momentul de față pentru a ridica jocul" single-tasking "și nu trece la următorul proiect până când actualul este complet", spune Laura Roeder din Meet Edgar.

Ea continuă să explice: "" Lucrul unic "vă permite să obțineți mai mult de făcut rapid, fără a lăsa proiecte să putrezească pe viță de vie atunci când acestea sunt aproape completă. Este ușor să te simți în mod fals productiv când ai 10 proiecte, dar nimic nu iese de fapt în lume ".

Concentrându-te pe "singurul task" până când un proiect este complet vă ajută să executați, mai degrabă decât să vă îndepărtați la atât de multe proiecte diferite, încât nimic nu se termină vreodată.

10 Time Management Tips A se vedea de asemenea: 10 sfaturi de gestionare a timpului

6. Descurajați întâlnirile "Ai un minut?"

"Una dintre cele mai frecvente și ineficiente utilizări ale timpului și energiei este frecventă" a luat un minut? " întâlniri ", spune Kristopher Jones de la LSEO. "Aceste întâlniri sunt cele care sunt neprogramate și de obicei distrag atenția asupra productivității".

De ce sunt aceste întâlniri rele pentru eficiența biroului? "Realitatea este că aproape nimic important nu poate fi realizat într-un minut, ceea ce înseamnă că un minut se transformă în 15 minute sau mai mult și se termină cu o gestionare teribil de ineficientă a timpului", spune Kristopher.

În schimb, încercați să programați întâlniri rapide cu o anumită perioadă de timp și să vă abțineți de subiectul pe care trebuie să-l discutați. Chiar și un simplu e-mail care ne întreabă: "Ne putem întâlni timp de 10 minute la ora 15:00 pentru a discuta despre finalizarea proiectului X?" Îndeplinește obiectivele de a menține ședința scurtă, programată și față în față.

7. Stick cu procesul stabilit

Dacă aveți un proiect care este deja în curs de desfășurare, încercarea de a accelera lucrurile poate duce la tăierea colțurilor. "Stick cu procesul stabilit", recomandă Angela Harless de la AcrobatAnt. "Dacă încercăm să tăiem colțurile pentru a accelera procesul, ceva este ratat, lucru care trebuie repetat mai târziu și costă timp și bani. Lucrurile merg mai bine dacă rămânem la procesul de la care am început. "

Asta înseamnă că niciodată nu se schimbă lucrurile? Bineînțeles că nu - aceasta ar face, probabil, majoritatea sugestiilor noastre anterioare inutile! Dar, dacă schimbați un proces, faceți acest lucru în mod deliberat, nu doar pe un capriciu sau pentru că sunteți în spatele programului. "Procesele pot fi schimbate, dar ele ar trebui schimbate intenționat și comunicând întregii echipe după ce schimbarea potențială a fost aprobată", spune Angela.

8. Utilizați un software de gestionare a sarcinilor

"E-mailul nu este o metodă ideală de comunicare sau colaborare pe echipe", spune Dave Nevogt de la Hubstaff. "Folosim software de gestionare a sarcinilor ca Trello, astfel încât comunicarea și progresul nostru de lucru să fie într-un singur loc".

Un software de gestionare a sarcinilor pentru echipele desemnate poate ajuta toată lumea să lucreze împreună mai eficient, să urmărească progresul și să rămână în sarcină. "Aceasta îi salvează pe toți cei care trebuie să meargă înainte și înapoi pe e-mailuri și, de asemenea, ne permit să urmărim progresul mai eficient", spune David. Aici, la Palo Alto Software, suntem de acord - și suntem, de asemenea, mari fani ai lui Trello.

9. Promovarea unei culturi a comunicării deschise

La fel ca la vârful numărul doi, încurajați angajații să comunice deschis. Dar, aceasta depășește ideea de a comunica față în față pentru a rezolva probleme; angajații dvs. se simt confortabil să-și exprime preocupările sau să dea feedback despre modul în care se desfășoară compania dvs.?

"Principalul motiv pentru creșterea noastră explozivă se datorează faptului că avem o cultură a comunicării deschise", spune Raymond Kishk de la Aeroportul Internațional și Încălzire. "Cea mai bună modalitate de a îmbunătăți eficiența afacerii este de a încuraja feedback-ul, ideile și comunicarea dintre departamente".

Nu poți să fii peste tot deodată și nici să nu vezi totul. Angajații dvs. ar putea să identifice o zonă a companiei dvs. care ar putea deveni mai eficientă sau un proces care ar putea fi simplificat. Asigurați-vă că acestea se simt confortabil exprimându-și opiniile și oferind feedback, în special atunci când vine vorba de îmbunătățirea eficienței. "Prin încurajarea colegilor să facă parte din procesul de eficiență, va avea ca rezultat o echipă mai productivă și mai eficientă", spune Raymond.

10. Știți când să vă opriți

Deși este important să netezi cât mai multe posibilități pentru a ajuta compania să funcționeze mai eficient, trebuie să știi de unde să trasezi linia. Nu toate procesele pot sau ar trebui să fie automatizate, la fel cum nu toate întâlnirile se vor termina întotdeauna la ora programată.

"Eficiența este importantă - fără îndoială", spune Neill Feather de SiteLock, LLC. "Dar pentru companii și întreprinzători, concentrarea prea mult pe eficiență poate distrage atenția față de ceea ce este cu adevărat important pentru afacerile noastre: creșterea economică".

Neill a experimentat acest lucru cu propria sa afacere: "La SiteLock, ne concentrăm pe eficiența în domenii-cheie: utilizarea hardware-ului, acordurile la nivel de serviciu etc., dar întotdeauna ne amintim că obiectivul nostru cel mai important este creșterea economică. Aceasta include clienții deserviți, produsele oferite și puterea mărcii. "

Este important să se depună eforturi pentru eficiență, dar nu lăsați obiectivul de a conduce o afacere mai eficientă să umbrească alte obiective. Prin încercări și erori și prin obținerea de feedback de la angajații dvs. pe tot parcursul procesului, veți putea să monitorizați ce funcționează și ceea ce nu este și să îmbunătățiți eficiența afacerii dvs. - în același timp continuând să vă dezvoltați și să vă consolidați afacerea.